Ngày 25/10/2019, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quyết định 1556/QĐ-BHXH năm 2019 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Theo đó, hồ sơ về việc ký, thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế (BHYT) với các cơ sở khám chữa bệnh BHYT phải được lưu trữ, bảo quản trong 20 năm. Các hồ sơ xây dựng quy định, văn bản hướng dẫn về công tác giám định BHYT, thanh toán đa tuyến, dược, vật tư y tế phải được bảo quản vĩnh viễn. Mời các bạn cùng theo dõi nội dung chi tiết Quyết định tại đây.
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 1556/QĐ-BHXH |
Hà Nội, ngày 25 tháng 10 năm 2019 |
QUYẾT ĐỊNH 1556/QĐ-BHXH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày 05/01/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bãi bỏ Quyết định số 1538/QĐ-BHXH ngày 22/12/2011 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Quyết định số 1288/QĐ-BHXH ngày 30/10/2009 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy định thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trực thuộc, các tổ chức đảng, đoàn thể cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ và Công văn số 4530/BHXH-TTLT ngày 22/10/2010 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc quản lý, lưu trữ hồ sơ của đối tượng hưởng bảo hiểm xã hội một lần.
Điều 3. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: |
KT. TỔNG GIÁM ĐỐC |
QUY ĐỊNH
THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1556/QĐ-BHXH ngày 25/10/2019 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam.
2. Quy định này được áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam (gọi chung là đơn vị), Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh); Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện).
Điều 2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BHXH Việt Nam được quy định gồm hai mức như sau:
a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm.
Điều 3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam
1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam (gọi tắt là Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu) là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.
2. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu áp dụng đối với 21 nhóm hồ sơ, tài liệu sau:
Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp
Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển, kế hoạch phát triển, chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án
Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán bộ
Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương
Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán
Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản
Nhóm 7. Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế
Nhóm 8. Hồ sơ, tài liệu pháp chế
Nhóm 9. Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng
Nhóm 10. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học
Nhóm 11. Hồ sơ, tài liệu công nghệ thông tin
Nhóm 12. Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, thanh tra chuyên ngành; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và kiểm toán nội bộ
Nhóm 13. Hồ sơ, tài liệu báo chí, truyền thông
Nhóm 14. Hồ sơ, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ
Nhóm 15. Hồ sơ, tài liệu thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (BHXH, BHYT, BHTN)
Nhóm 16. Hồ sơ, tài liệu sổ BHXH, thẻ BHYT
Nhóm 17. Hồ sơ, tài liệu thu, chi BHXH, BHYT, BHTN
Nhóm 18. Hồ sơ, tài liệu giám định BHYT và thanh toán đa tuyến; Dược, vật tư y tế
Nhóm 19. Hồ sơ, tài liệu quản lý đầu tư các quỹ BHXH, BHYT, BHTN
Nhóm 20. Hồ sơ, tài liệu của Hội đồng quản lý
Nhóm 21. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan
Điều 4. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam. Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức tại Quy định này.
b) Khi tiến hành lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.
c) Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
2. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được Quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu này thì có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
STT | TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU | THBQ |
(1) | (2) | (3) |
Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp | ||
1.1. Hồ sơ, tài liệu văn thư, lưu trữ | ||
01 | Tập văn bản đến: | |
– Văn bản của các cơ quan cấp trên quy định, hướng dẫn chế độ, chính sách về BHXH, BHYT, BHTN, chế độ tài chính – kế toán, đầu tư các quỹ BHXH, BHYT, BHTN và các lĩnh vực khác thuộc chức năng, nhiệm vụ | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành | |
– Văn bản của các cơ quan cấp trên, các cơ quan, tổ chức khác gửi đến (gửi để biết) | 10 năm | |
– Văn bản đến: giới thiệu chữ ký, thông báo chuyển trụ sở, thông báo số điện thoại … | 5 năm | |
02 | Sổ, tập lưu văn bản đi của cơ quan: | |
– Tập lưu quyết định, quy định, quy chế | Vĩnh viễn | |
– Tập lưu công văn | 50 năm | |
03 | Sổ sách; sổ đăng ký văn bản đến | 20 năm |
04 | Sổ ký giao, nhận văn bản của cơ quan, đơn vị | 10 năm |
05 | Hồ sơ xây dựng các quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
06 | Hồ sơ xây dựng Danh mục bí mật nhà nước | Vĩnh viễn |
07 | Hồ sơ xây dựng Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm | 20 năm |
08 | Hồ sơ quy định mẫu dấu của cơ quan, đơn vị | Vĩnh viễn |
09 | Hồ sơ quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị | 20 năm |
10 | Hồ sơ về giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan | 20 năm |
11 | Hồ sơ về khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ | 20 năm |
12 | Hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử | Vĩnh viễn |
13 | Hồ sơ tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị | 20 năm |
1.2. Hồ sơ, tài liệu hội nghị, hội thảo, hội họp | ||
14 | Hồ sơ tổ chức hội nghị kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do ngành, cơ quan chủ trì | Vĩnh viễn |
15 | Hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan, đơn vị: | |
– Tổng kết năm | Vĩnh viễn | |
– 9 tháng, 6 tháng | 20 năm | |
– Quý, tháng | 5 năm | |
16 | Hồ sơ về các cuộc họp của lãnh đạo ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
17 | Hồ sơ tổ chức họp báo, đối thoại, tọa đàm của ngành, cơ quan | 10 năm |
18 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức | Vĩnh viễn |
19 | Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức | Vĩnh viễn |
20 | Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức | 10 năm |
21 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì | Vĩnh viễn |
22 | Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm | 20 năm |
1.3. Hồ sơ, tài liệu tổng hợp | ||
23 | Hồ sơ quy định biểu tượng của ngành | Vĩnh viễn |
24 | Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước | Vĩnh viễn |
25 | Bài phát biểu, thuyết trình, báo cáo, giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, tại các sự kiện lớn của lãnh đạo ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
26 | Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo, thư ký lãnh đạo Ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
27 | Hồ sơ ISO của ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
28 | Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính | 20 năm |
29 | Hồ sơ xây dựng chương trình công tác trọng tâm hàng năm của Ngành, đơn vị | Vĩnh viễn |
30 | Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì | 5 năm |
31 | Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất | 10 năm |
32 | Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề: | |
– Dài hạn, hàng năm- 9 tháng, 6 tháng- Quý, tháng | Vĩnh viễn20 năm5 năm | |
33 | Báo cáo điều tra cơ bản: | |
– Báo cáo tổng hợp- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra | Vĩnh viễn10 năm | |
34 | Báo cáo phân tích và dự báo | Vĩnh viễn |
1.4. Hồ sơ, tài liệu quản trị công sở | ||
35 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở | Vĩnh viễn |
36 | Hồ sơ tổ chức thực hiện văn minh công sở | 10 năm |
37 | Hồ sơ về công tác quốc phòng, toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan | 10 năm |
38 | Hồ sơ phòng, chống cháy, nổ, thiên tai của cơ quan | 10 năm |
39 | Hồ sơ sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan | Theo tuổi thọ thiết bị |
40 | Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan | 10 năm |
41 | Sổ, sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm | 5 năm |
42 | Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan | 10 năm |
…………….
Mời các bạn tải file tài liệu để xem thêm nội dung chi tiết
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết Quyết định 1556/QĐ-BHXH Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam của Wikihoc.com nếu thấy bài viết này hữu ích đừng quên để lại bình luận và đánh giá giới thiệu website với mọi người nhé. Chân thành cảm ơn.