Hướng dẫn quản lý tài khoản Gmail hiệu quả

Quản lý tài khoản Google Gmail không khó. Dưới đây là cách quản lý Gmail mà ai cũng nên biết.

Gmail là một trong những dịch vụ Email tiện lợi và dễ sử dụng nhất hiện nay. Hiện nay Gmail đã hỗ trợ tích hợp nhiều tài khoản Gmail vào cùng một vị trí, vì vậy người dùng cần biết cách quản lý toàn bộ tài khoản Gmail của mình để tối ưu hóa quy trình gửi Email, chia sẻ dữ liệu hay quảng cáo bán hàng…

• Tải Gmail cho iOS
• Tải Gmail cho Android

Đầu tiên, cài đặt ứng dụng Gmail miễn phí trên thiết bị di động để khởi chạy hoặc truy cập trang web Gmail trên trình duyệt. Bạn cần kết nối 3G hoặc WiFi để sử dụng Gmail. Ở bài viết này, Wikihoc.com sẽ thao tác trên phiên bản Gmail cho iPad Mini.

Từ màn hình chính, nhấn biểu tượng 3 dấu gạch ngang để truy cập thực đơn Gmail trên di động.

Đầu tiên chúng ta sẽ tìm hiểu về cách thiết lập tài khoản Gmail để sử dụng trong ứng dụng Gmail. Bạn sẽ thấy tài khoản Gmail chính (đang active) của mình xuất hiện ở phía trên cùng. Nhấn biểu tượng bánh răng để thiết lập tài khoản.

Trên màn hình Settings, nhấn Change photo để thay đổi ảnh đại diện cho tài khoản Gmail chính.

Có 2 tùy chọn: Take Picture cho phép chụp ảnh mới bằng camera tích hợp trong ứng dụng Gmail hoặc Choose Picture để chọn ảnh có sẵn trong Camera Roll thiết bị.

Bạn đã thay ảnh đại diện thành công. Nhấn Change photo bất cứ khi nào muốn cập nhật ảnh đại diện mới. Bên dưới ảnh đại diện là mục Notifications để quản lý hệ thống thông báo trong Gmail. Thiết lập này có liên quan tới phần thông báo trên Notification Center của thiết bị.

Người dùng có 3 lựa chọn: All New Mail để nhận thông báo cho mọi thư mới nhận được, Primary Only để nhận thông báo cho Email quan trọng và None để tắt thông báo.

Tại màn hình Settings, bạn có thêm 2 tùy chọn cài đặt khác là bật hay tắt chức năng chữ ký điện tử Mobile Signature. Chữ ký này sẽ có định dạng “Sent from Gmail Mobile” và xuất hiện ngay trên tiêu đề thư, chữ ký di động cũng thay thế cho chữ ký mặc định được thiết lập cho Gmail trên PC.

Bật hay tắt chức năng Vacation Responder để trả lời thư tự động khi bạn đang trong kỳ nghỉ. Gmail cho phép thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc kỳ nghỉ. Ngày bắt đầu được đặt mặc định là hôm nay.

Người dùng sẽ nhập thủ công tiêu đề thư trong mục Subject và nội dung thư trong phần Message. Chẳng hạn tiêu đề thư: Email trả lời tự động, nội dung: tôi đang đi công tác/nghỉ phép từ ngày X đến ngày Y nên không thể trả lời Email của bạn. Tôi sẽ phản hồi Email này ngay khi quay lại. Bạn có thể chọn bật hoặc tắt chức năng Only send a response to people in my Contacts để gửi riêng Email phản hồi này cho những số liên lạc trong danh bạ hoặc không.

Chọn mục Help and Feedback để gửi phản hồi hay xin trợ giúp từ đội phát triển Gmail. Tại đây bạn có thể truy cập mục trợ giúp, khám phá toàn bộ Gmail thông qua clip hướng dẫn, gửi phản hồi qua thư…

Phần cuối cùng trên trang Settings là mục Google Apps – nơi liên kết các ứng dụng của Google với Gmail. Đây là cách sử dụng ứng dụng Google thay cho trình duyệt trong các trường hợp cần mở file, đường dẫn… trong ứng dụng thứ 3. Bạn có thể bật hay tắt các ứng dụng liên kết này như trình duyệt Google Chrome, Google Docs, dịch vụ đám mây Google Drive, Google Maps, Google Sheets, Google+ hay YouTube.

Nếu app nào đã có sẵn trong máy, bạn có thể bật tắt công tắc On Off. App chưa có sẽ xuất hiện nút Install phía cuối dòng để bạn cài đặt ứng dụng từ cửa hàng App Store.

Thư trong Gmail được phân loại thành nhiều dạng khác nhau: Primary là những Email chính thống được gửi từ số liên lạc trong danh bạ, các địa chỉ Email chính thức và tin cậy. Mục Social gồm thư gửi từ các mạng xã hội như Facebook, Twitter… còn Promotions là thư quảng cáo đến từ các nhãn hàng mà bạn đăng ký nhận newsletter.

Bên dưới thực đơn là mục Manage Accounts để quản lý toàn bộ tài khoản được tích hợp trong ứng dụng Gmail.

Trên trang Accounts, bạn sẽ thấy các tài khoản Email đang được kích hoạt sử dụng. Bật hay tắt công tắc sau mỗi địa chỉ Email để kích hoạt hoặc tạm thời tắt tài khoản đó. Nhấn Add another account để thêm một tài khoản mới vào ứng dụng Gmail, tuy nhiên đây bắt buộc phải là một tài khoản Google.

Sau khi đăng nhập một tài khoản Email mới thành công, bạn sẽ thấy 2 tài khoản này xuất hiện song song và có vai trò như nhau. Bật hoặc tắt bất cứ Email nào bạn muốn hoặc nhấn Add another account để thêm nhiều tài khoản Gmail khác. Tài khoản gồm tên người dùng và ảnh đại diện để bạn dễ phân biệt.

Nếu có trên 2 tài khoản trong Gmail, bạn sẽ thấy danh sách tài khoản này xuất hiện ở phía dưới màn hình thực đơn Gmail, phía trên mục Manage Accounts, trong đó tài khoản chính sẽ hiển thị phía trên màn hình thực đơn. Chạm vào tài khoản bất kỳ bên dưới để chuyển chúng sang dạng tài khoản chính, giúp dễ dàng kiểm tra thư hay soạn thư mới bằng tài khoản này.

Nhấn Edit ở góc trên cùng bên phải màn hình quản lý tài khoản để xóa tài khoản Email bất kỳ trong danh sách. Nhấn Remove bên cạnh địa chỉ Email để xóa khỏi Gmail.

Nhấn Social từ thực đơn chính để xem toàn bộ Email gửi từ các mạng xã hội: gồm thông báo mới từ Facebook khi bạn được tag trong nội dung chia sẻ nào đó, khi có các thay đổi và chính sách người dùng mới, thông báo từ mạng xã hội Google+, từ các kênh hay tài khoản YouTube mà bạn đăng ký… Bạn có thể xem link trực tiếp trong Email thông qua ứng dụng YouTube tích hợp sẵn (không xem trên trình duyệt), mở link trên trình duyệt mặc định của máy… rất tiện lợi.

Phần Labels gồm các mục con như Important (thư quan trọng), Starred (thư gắn ngôi sao), Sent Mail (hộp thư đi), Draft (hộp thư nháp), Imap / Trash (thùng rác), Personal (cá nhân), Travel (du lịch) để bạn tiện quản lý hòm thư của mình.

Nhấn mục More để xem thêm Email được phân chia theo mục: All Mail (toàn bộ thư), Trash (thùng rác), Spam (thư rác)…

Khi mở hòm thư đến, hãy click icon hình bánh xe ở góc phải phía trên và chọn Settings. Sau đó, dọc theo phía trên cùng của cửa sổ cài đặt, click tab Inbox. Tại đây, Gmail sẽ cung cấp cho bạn 5 lựa chọn bố cục:

• Default: Đây là bố cục chuẩn, sắp xếp Gmail theo ngày của email nhận được. Ở trình xem này, bạn có thể chọn các mục khác nhau để phân loại email. Chúng sẽ hiện dưới dạng tab ở phía trên cùng của màn hình và hữu ích trong việc quyết định email nào quan trọng hơn.
• Important First: Gmail sẽ đoán email quan trọng nhất với bạn (đánh dấu màu vàng) và hiện chúng ở phía trên cùng của hòm inbox. Những thư ít quan trọng hơn sẽ hiện ở phía dưới màn hình.
• Unread First: Tương tự như bố cục trên, tuy nhiên, phía trên cùng của hòm thư đến sẽ bao gồm các email bạn chưa mở.
• Starred First: Tách hòm thư đến của bạn thành 2 phần và chỉ hiện email được đánh dấu sao ở phía trên cùng.
• Priority Inbox: Một kết hợp của tất cả các bố cục ở trên. Gmail sử dụng phân tích dự đoán để xác định email bạn hay tương tác nhất dựa trên những hành động trong quá khứ. Sau đó, nó sẽ đặt những email đó vào cửa sổ phía trên cùng.

Hãy tìm một bố cục phù hợp nhất bởi chúng sẽ giúp bạn quản lý tài khoản Google email dễ dàng hơn.

Cách tạo bí danh cho email bằng Gmail

Một bí danh email là tài khoản thư điện tử phụ. Trong hầu hết trường hợp, nó có thể là một biến thể của email hiện tại hoặc bạn có thể tạo một biệt danh khác để tự bảo vệ bản thân trước kẻ xấu hay thư rác. Bạn có thể tạo một email alias trực tiếp trong Gmail như sau:

1. Thêm địa chỉ email khác

1. Mở tài khoản Gmail > click Settings > chọn See all settings. Tại đây, chọn tab Accounts and Import.
2. Sau đó, click Add another email address, hiện trong cài đặt Send email as. Một cửa sổ popup sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể thêm tên và địa chỉ email.
3. Email alias không nhất thiết phải là Gmail, bạn có thể chọn Outlook hoặc Yandex.
4. Tích Treat as a alias > click Next Step.

2. Xác nhận địa chỉ

Mở email chứa code & link xác nhận tài khoản. Bạn phải click vào link đó để xác nhận email mới. Sau đó, thêm code xác nhận được cung cấp để hoàn tất quá trình này.

3. Thay đổi tài khoản email gửi thư

Khi mở cửa sổ viết email mới, hãy điền email alias vào cột From. Thế là xong!

Chúc các bạn quản lý tài khoản Gmail thành công!