20+ tính năng Google Slides hữu ích thường bị bỏ qua

Google Slides là “đối thủ” cạnh tranh đáng gờm của Microsoft PowerPoint. Dù đã quen dùng Google Slides nhưng chưa chắc bạn đã biết hết những tính năng thú vị của nó dưới đây.

Google Slides là một phần trong bộ sản phẩm ứng dụng văn phòng của Google. Nó cung cấp gần như mọi tính năng tạo và làm bài thuyết trình online cần thiết bao gồm cả animation hay tạo hiệu ứng trên Google Slides. Nếu đã quen dùng PowerPoint, không khó để bạn dùng Google Slides. Đặc biệt, GG Slides còn tiềm ẩn nhiều tính năng giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể và gây ấn tượng với khán giả.

Google Slides Google Slides cho Android Google Slides cho iOS

1. Tạo slide chính – Nếu đang xử lý một slide thuyết trình cùng một số đồng nghiệp, thì chắc hẳn bạn cần gắn cho họ màu/font/hình nền riêng. Với tính năng slide Master của Google, bạn dễ dàng thiết kế nhất quán một kiểu bố cục xuyên suốt bài thuyết trình. Sử dụng tính năng này cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần click “Slide” từ menu phía trên cùng, rồi nhấn Edit master.

Bạn sẽ thấy một thiết kế bố cục chính. Bất kỳ kiểu bố cục nào bạn đặt ở slide đầu tiên sẽ lặp lại ở các slide sau. Bạn cũng có thể thêm ảnh (ví dụ: logo) vào slide này để không phải chèn vào từng slide mất thời gian và công sức.

2. Thêm nền vào slide Master – Một cách khác để thay đổi slide Master là chèn chữ hoặc ảnh vào slide bất kỳ và click chuột phải, sau đó chọn “Add to them” và nhấn “Master”. Thao tác này sẽ áp dụng định dạng văn bản hoặc vị trí ảnh vào từng slide trong tài liệu.

3. Tạo Template để chia sẻ – Khi có slide Master, bạn có thể chia sẻ bài thuyết trình với người khác trong tổ chức. Để thêm nó như một mẫu chia sẻ, tới Google Drive và chọn mũi tên sang bên phải Google Slides, sau đó, chọn “From a template.”

Tại đây, chọn “Submit template.”

Cuối cùng, xem qua bài thuyết trình và thêm bài muốn gửi.

4. Liên kết Slide – Bạn có thể đã biết tới tính năng sao chép và dán toàn bộ slide, nhưng lại thường bỏ qua công cụ liên kết slide từ bài thuyết trình khác. Sao chép và dán slide từ bài thuyết trình khác cực hữu ích nhưng nếu slide đó thay đổi, nó sẽ không được cập nhật vào bài thuyết trình của bạn. Liên kết slide đảm bảo mọi thay đổi đều được update vào nội dung của bạn. Để tận dụng tính năng này, hãy sao chép và dán dữ liệu như bình thường, nhưng khi dán slide, hãy chọn “Link slides” từ box tùy chọn hiện ra.

5. Nhập Slide – Nhập một bài thuyết trình PowerPoint vào Google Slides thật dễ dàng. Chọn “File” và “Import slides”, rồi click tab “Upload”.

6. Nhập Keynote – Nhập các slide từ PowerPoint thực sự quá đơn giản, nhưng làm thế nào nhập Keynote hoặc phần mềm thuyết trình khác vào Google Slides? Cách dễ nhất là lưu bài thuyết trình Keynote dưới dạng PowerPoint, rồi nhập bài thuyết trình đó vào Google Slides.

7. Chèn video – Bạn có thể chèn video YouTube và file clip vào bài thuyết trình. Nếu đang live stream trên kênh online thì đây là tính năng chắc chắn bạn muốn tận dụng. Để thêm video, tới “Insert” ở menu phía trên cùng, chọn “Video”.

8. Cắt video – Google Slides không có bộ chỉnh sửa video nhưng nó có một tính năng chỉnh sửa video rất hữu ích: cắt giảm thời lượng video. Nó hữu ích trong nhiều trường hợp. Ví dụ: đồng nghiệp của bạn có video dài 10 phút nhưng bạn chỉ muốn sử dụng clip ngắn trong bài thuyết trình. Để chỉnh sửa liên kết video, hãy click chuột phải vào ảnh đại diện của nó, rồi chọn “Video options.”

Tại đây hiện ra một menu mới với vài tùy chọn. Để cắt video, chọn thời gian bắt đầu và kết thúc mong muốn, sau đó, đóng box này lại. Không có nút lưu ở đây bởi Google Slides tự động lưu thay đổi.

9. Video tự động phát – Nếu muốn sử dụng Google Slides cho phiên bản thuyết trình online, bạn sẽ muốn để video phát tự động bằng cách click chuột phải vào video > chọn “Video options” > Khi menu hiện ra, chọn “Autoplay when presenting.”

10. Slide tự động phát – Khi xuất bản bài thuyết trình trên web (từ menu File > Publish to the web), bạn sẽ thấy có tùy chọn tự động chuyển tiếp slide. Hãy thay đổi nó theo thời gian mong muốn ngay trước khi xuất bản bài thuyết trình.

11. Tạo mục hỏi đáp – Một cách khuyến khích phản hồi từ người dùng là tạo mục Hỏi đáp. Ví dụ, bạn có tạo bộ câu hỏi trắc nghiệm rồi liên kết tới vị trí nhận câu trả lời từ khán giả. Bạn có thể tạo mục này bằng chế độ Present. Từ top menu, chọn “View” và “Present”.

Từ chế độ Present, chọn nút “Q & A”. Nếu menu này ẩn, chỉ cần di chuyển trỏ chuột.

Tiếp theo, click nút “Start new”. Nếu quay lại Q & A sau khi bật, nút này sẽ chuyển sang “Continue”.

Hãy sao chép liên kết Q & A hiện ra nếu muốn hiển thị nó trong bài thuyết trình sau đó. Nếu không muốn nhận câu hỏi, chỉ cần chuyển On sang Off.

Khi tới Q & A, người dùng sẽ thấy cửa sổ như bên dưới. Lưu ý: Đây là tính năng không được kiểm duyệt, nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể đăng bài nặc danh. Nếu muốn sử dụng tính năng này, bạn cần giám sát nó thường xuyên.

12. Liên kết Google Sheets – Nếu có thể liên kết tới các bài thuyết trình khác, bạn cũng có thể liên kết với Google Sheets. Đây là tính năng hữu ích khi người dùng đang hiển thị Chart hoặc Table trên phiên bản số hóa liên tục cập nhật nội dung mới. Dán nó vào một Sheet giống như dán slide > click chuột phải vào slide đó và chọn “Paste” ở menu Options, chọn “Link to spreadsheet.”

Để liên kết đồ thị , tới top menu và chọn Insert > Chart > From sheets.

13. Sử dụng bóng đổ/phản chiếu – Sử dụng in đậm là cách dễ nhất làm nổi bật văn bản trong tài liệu, nhưng nếu muốn nó trở thành tiêu điểm trong bài thuyết trình, tốt hơn hết bạn nên dùng tính năng đổ bóng hoặc phản chiếu. Cách làm như sau: tới bên phải thanh định dạng > nhấn vào nút 3 chấm > từ menu mới, chọn “Format options.”

Thao tác này sẽ mở box định dạng mang tới hai tùy chọn đổ bóng và phản chiếu. Click vào mũi tên sang bên trái sẽ mở rộng các lựa chọn này. Sau khi hoàn tất lựa chọn, bạn chỉ cần đóng cửa sổ và không cần lưu bởi chức năng này được tự động hóa.

14. Word Art – Một cách làm nổi bật văn bản khác là chuyển nó sang Word Art. Bạn có thể làm điều này bằng cách click ‘Insert” ở top menu, rồi chọn “Word Art”. Tại đây, thêm văn bản bạn muốn, rồi nhấn Enter ở bàn phím. Bạn có thể chỉnh sửa font/màu sắc/kích thước Word Art như bình thường vẫn làm với text.

15. Sử dụng Image Masking – Google Slides không có nhiều tùy chọn chỉnh sửa ảnh, nhưng lại có công cụ Mask cực hữu dụng. Nó cho phép người dùng thay đổi ảnh bất kỳ thành một hình dạng như trái tim, tia chớp… Để sử dụng công cụ này, hãy click vào phím mũi tên bên cạnh nút Crop ở menu định dạng, rồi chọn Shape muốn sử dụng.

16. Hoàn tác mọi thay đổi – Nếu đang làm việc cùng nhóm trên bài thuyết trình, lưu lại lịch sử phiên bản thật sự quan trọng. Với Google Slides, bạn dễ dàng hoàn tác mọi thay đổi người nào đó đã thực hiện. Để làm điều này, tới File > Version history > See version history.

Thao tác này mở ra menu Version history. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy tất cả thay đổi và hoàn trả nó về trạng thái mong muốn.

17. Tạo thư mục chia sẻ – Nếu đang làm việc với người khác, tạo một thư mục chia sẻ từ Google sẽ giúp bạn sắp xếp dữ liệu tốt hơn. Tại đây, bạn có thể dễ dàng thêm ảnh, tài liệu đang dùng trong bài thuyết trình. Để làm điều này, hãy tới Google Drive, click chuột phải vào thư mục muốn chia sẻ, rồi chọn “Share”. Mọi người có thể truy cập tài liệu chia sẻ qua liên kết URL.

18. Bỏ qua và đồng bộ slide – Nếu không muốn có vài bài thuyết trình nào đó vì những lí do khác nhau hay muốn tái sử dụng chúng, nhưng bạn không muốn duyệt các chủ đề giống nhau, lúc này, tính năng Skip slide thực sự hữu ích. Nhờ nó, bạn có thể bỏ qua những nội dung không mong muốn. Để sử dụng tính năng này, hãy click vào “Slide” ở top menu, nhấn “Skip slide”.

19. Google Keep – Windows có Notepad. iPhone có Notes; Google có Keep. Google Keep ra mắt vào năm 2013 như một cách theo dõi ý tưởng đơn giản. Trong Google Slides, bạn dễ dàng ghi lại mọi ý tưởng nhưng không muốn đính kèm trong bài thuyết trình, ví dụ sơ đồ, đồ thị thông tin chỉ muốn tham khảo sau đó. Keep là ứng dụng gốc có sẵn ở iPhone và Android. Chúng có thể đồng bộ liền mạch lên mọi bài thuyết trình. Để sử dụng nó, hãy tới “Tools” ở top menu > “Keep notepad.”

20. Sử dụng add-on – Đừng dựa vào tất cả tính năng của Google. Ở top menu, bạn có tùy chọn “Add-ons.” Chúng có cả hai phiên bản miễn phí và trả phí, cung cấp truy cập tới hàng trăm công cụ hỗ trợ slide từ nhập đồ thị tới sử dụng ảnh riêng của bạn.

21. Xuất bài thuyết trình – Google Slides hoạt động trên đám mây, nhưng bạn vẫn có thể tải, thậm chí xuất bài thuyết trình. Để làm điều này, hãy tới “File” ở menu trên cùng, chọn “Download as”. Tại đây, bạn sẽ có vài lựa chọn khác nhau.

22. Chỉnh sửa bài thuyết trình không cần máy tính – Hầu hết mọi người đều sử dụng Google Slides trên máy tính. Tuy nhiên, Slides có sẵn phiên bản ứng dụng cho điện thoại, máy tính bảng. Sử dụng các ứng dụng này để đồng bộ dữ liệu đã tạo. Nhờ đó, nếu tiến hành thay đổi trên smartphone, bạn sẽ thấy nó trên máy tính.

23. Thay đổi theme bài thuyết trình trên Google Slides – Bạn có toàn quyền quyết định cách hiển thị bài thuyết trình trên Google Slides bằng cách đổi theme yêu thích. Google Slides cung cấp sẵn cho người dùng một số theme cơ bản. Nếu muốn có nhiều bố cục và các tính năng chuyên nghiệp hơn, đừng ngại ngần nâng cấp để dùng các mẫu đặc biệt – Premium template. Bạn sẽ nhận được vô số mẫu nền Google Slides tuyệt đẹp từ các nhà thiết kế tài năng trên thế giới.

Để bài thuyết trình nổi bật, hãy tới Slide > Change Theme để chọn và áp dụng một mẫu theme độc đáo, phù hợp với slideshow của bạn.

Trên đây là hơn 20 tính năng tuyệt vời của Google Slides. Bạn thấy sao về chúng? Hãy cho chúng tôi biết ý kiến nhé.