Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Thông tư 01/2011/TT-BNV

Ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư mới về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Thông tư có hiệu lực 45 ngày kể từ sau ngày ký và thay thế cho Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ phối hợp với Văn phòng Chính phủ ban hành ngày 06/5/2005.

THÔNG TƯ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
__________________

Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư,

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Điều 2. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.

Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1. Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210mm x 297mm).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

2. Kiểu trình bày

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

• Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm;
• Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm;
• Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35mm;
• Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm.

4. Ngoài ra, trong Thông tư nêu rõ một số cách thức trình bày văn bản khác như quy định biểu mẫu, văn bản pháp luật, chuẩn mực về font chữ, cỡ chữ… Bạn có thể tìm hiểu chi tiết một số biểu mẫu, phụ lục sau:

• Viết hoa trong văn bản hành chính.
• Phụ lục IV: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao.
• Biểu mẫu trình bày Thông tư.
• Biểu mẫu trình bày Giấy nghỉ phép.
• Biểu mẫu Giấy đi đường.
• Biểu mẫu Giấy giới thiệu.
• Biểu mẫu Công điện.

Download file tài liệu để xem thêm chi tiết