TOP công cụ quản lý dự án online cho nhóm nhỏ

Quản lý dự án online không khó khi bạn cài một phần mềm hay app hỗ trợ. Wikihoc.com sẽ tổng hợp cho bạn những app quản lý dự án online cho nhóm nhỏ đơn giản nhưng hiệu quả.

Nếu đang phải quản lý dự án online của một nhóm từ 2 tới 10 người, bạn sẽ làm như thế nào để biết mọi người đang làm gì, tốc độ và tiến trình công việc ra sao? Những dự án nhỏ hơn thường không yêu cầu công cụ mạnh mẽ như Microsoft Project. Microsoft Excel có thể hiệu quả nhưng chủ yếu chỉ theo dõi dự án.

Một công cụ quản lý dự án cung cấp tính năng giám sát nhiệm vụ, ngày đến hạn, thậm chí cả trò chuyện nhóm. Tất cả tập trung trên một giao diện thân thiện thường hoạt động hiệu quả hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm một chương trình như thế, hãy cùng chúng tôi tham khảo 5 công cụ quản lý dự án online đơn giản, hữu ích và dễ dàng truy cập dưới đây:

1. Trello

Ưu điểm: Quản lý dự án trực quan, nhiều luồng truy cập và tính năng mở rộng.

Trello là công cụ quản lý dự án online đầy đủ tính năng và phổ biến trên thế giới. Dù đa năng như vậy nhưng nó vẫn duy trì sự đơn giản trong cách hoạt động.

Trello sử dụng phương pháp quản lý dự án trực quan Kanban. Về cơ bản, bạn sử dụng các bản chứa danh sách, thẻ hiển thị toàn bộ các phần trong dự án.

Tính năng chính của Trello:

• Tạo nhiều bảng chứa danh sách và card trong từng dự án.
• Đặt ngày đến hạn, thêm nhắc nhở nhiệm vụ.
• Thiết lập và dán nhãn để sắp xếp card.
• Đính kèm tập tin trên máy tính hoặc dịch vụ như Dropbox hoặc Google Drive.
• Bao gồm các thành viên, bình luận, đề cập và bảng liệt kê mục cần kiểm tra.
• Kéo và thả để di chuyển các mục trên giao diện.
• Thêm tính năng tích hợp với các dịch vụ khác.

Bên cạnh bản web, bạn có thể sử dụng Trello trên thiết bị di động, máy tính kèm tiện ích trình duyệt mở rộng. Đây là công cụ quản lý đa nền tảng lý tưởng cho bạn và thành viên trong đội. Trello miễn phí sử dụng tính năng cơ bản và bạn phải trả phí mua những tính năng nâng cao.

Trello Trello cho Windows 8 Trello cho Android Trello cho iOS

2. MeisterTask

Ưu điểm: Thay thế Trello, quản lý dự án trực quan và truy cập đa nền tảng.

MeisterTask rất giống Trello, là công cụ quản lý dự án trực quan. Bạn có thể tạo danh sách trên bảng (tên Project) chứa các thẻ nhiệm vụ và nhiều mục khác.

Với bảng điều khiển có thể tùy chỉnh hoàn toàn, bạn có thể thiết kế giao diện như ý bằng loạt hình nền, màu, icon phong phú. Nó cung cấp nhiều tùy chọn trực quan và cực dễ điều hướng.

Tính năng chính của MeisterTask:

• Tạo nhiều dự án kèm danh sách và nhiệm vụ liên quan.
• Đặt ngày đến hạn và gán nhiệm vụ tương ứng.
• Thiết lập và dán tag để sắp xếp.
• Đính kèm tập tin từ máy tính hay dịch vụ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive.
• Bao gồm bình luận và danh sách kiểm tra.
• Kéo, thả để di chuyển các mục trong giao diện.
• Card “Watch” (Xem) và “Like” (Thích) riêng biệt.
• Nhận thông báo hữu ích.

Ngoài ra, giống như Trello, MeisterTask có cả phiên bản cho thiết bị di động và PC. Bạn có thể sử dụng bản miễn phí, không giới hạn dự án và thành viên. Thế nhưng, MeisterTask cung cấp gói trả phí với nhiều tính năng nâng cao như kích thước tập tin lớn hơn, nhiều tùy chọn tích hợp hơn.

MeisterTask cho iOS

3. Podio

Ưu điểm: Tùy biến không gian làm việc, giao tiếp nhóm và dễ sử dụng.

Nếu thích phương pháp quản lý dự án nhiều chữ hơn, hãy thử Podio. Ứng dụng này sử dụng nhiều không gian làm việc cho nhóm, dự án của bạn. Tại đây, bạn có thể tạo, xem nhiệm vụ, kiểm tra lịch và thấy toàn bộ hoạt động dự án được xếp chồng nhau.

Podio bao gồm App Market tuyệt vời. Nó cho phép người dùng duyệt các ứng dụng và gói liên quan tới tính năng hoặc công nghệ. Ví dụ, các công cụ quản lý dự án bao gồm ứng dụng họp hành, phân phối, cột mốc và biểu đồ thời gian. Khi thêm một ứng dụng hay gói vào trong chúng, bạn có thể cấu hình chúng phù hợp nhu cầu sử dụng.

Đây là tính năng nổi bật thực sự của Podio vì nó cho phép người dùng tùy chỉnh các tính năng, cách thức hoạt động của nó chính xác như ý muốn.

Tính năng chính của Podio:

• Mời các thành viên trong đội gia nhập và quản lý quyền truy cập của họ.
• Tạo nhiệm vụ kèm kỳ hạn, nhắc nhở, đính kèm, bình luận và phân công.
• Nhắc nhở và lập nhiệm vụ định kỳ.
• Xem toàn bộ cuộc trò chuyện trong không gian làm việc với các bình luận, lượt thích và đề cập.
• Chia sẻ liên kết, tập tin và câu hỏi.
• Chuyển bình luận thành nhiệm vụ.
• Nhận thông báo hoạt động.
• Hỗ trợ trò chuyện riêng tư.

Ngoài web Podio truy cập dễ dàng, bạn có thể kiểm tra các ứng dụng mobile để làm việc mọi lúc, mọi nơi. Podio miễn phí dùng cho 5 thành viên trong nhóm và 5 thành viên bên ngoài trên không gian làm việc của bạn. Nếu muốn hỗ trợ nhiều thành viên hơn, bạn cần dùng gói trả phí.

Podio cho Android Podio cho iOS

4. Wrike

Ưu điểm: Xem dự án linh hoạt, chứa nhiều dự án và thư mục, quản lý nhiệm vụ mở rộng.

Wrike là một công cụ online tuyệt vời khác, tương tự như Podio. Điểm thú vị của Wrike là cho phép người dùng xem dự án dựa trên hình ảnh hoặc văn bản. Chọn trình xem dạng List, Board, Table hay sử dụng cả 3 tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem. Wrike cũng hỗ trợ xem dự án, nhiệm vụ dưới dạng Timeline giống như đồ thị Gantt.

Tính năng chính của Wrike:

• Mời các thành viên trong đội tham gia và điều khiển lựa chọn chia sẻ.
• Tạo nhiệm vụ với ngày đến hạn, nhiệm vụ phụ, đính kèm, liên quan, bình luận, phân công.
• Thiết lập ưu tiên, nhiệm vụ trùng lặp hoặc tạo nhiệm vụ định kỳ.
• Xem toàn bộ hoạt động cùng các bình luận và dữ liệu đính kèm.
• Nhiệm vụ “Follow” và sử dụng bộ lọc tìm nhiệm vụ liên quan tới bạn.
• Xem lại bảng quản lý nhiệm vụ và các mục riêng của bạn.
• Nhập, xuất dự án.

Khác với các công cụ online kể trên, Wrike là ứng dụng trả phí. Tuy nhiên, hiện bạn có thể dùng thử nó miễn phí trong vòng 14 ngày. Thêm vào đó, cả ứng dụng Android và iOS đều miễn phí dùng để bạn xử lý dự án ngay trên đường đi. Wrike cũng cung cấp trung tâm tài nguyên hữu ích, chứa những bài báo, video, nghiên cứu tình huống liên quan tới lĩnh vực của bạn.

Wrike cho Android Wrike cho iOS

5. Freedcamp

Ưu điểm: Đáp ứng mọi quy mô dự án, xem danh sách và dự án Kanban, hợp tác nhóm.

Nếu thích dùng công cụ online miễn phí, Freedcamp cũng là tùy chọn đáng “bỏ túi”. Nó cho phép người dùng lập nhiều dự án, nhiệm vụ; sử dụng bảng thảo luận và chia sẻ tập tin trong môi trường hợp tác nhóm. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa trình xem dạng List và Kanban.

Freedcamp gây ấn tượng bởi bộ tính năng miễn phí phong phú, bao gồm:

• Mời thành viên tham gia dự án và quản lý truy cập của họ.
• Tạo nhiệm vụ kèm thời hạn, nhiệm vụ phụ, nội dung đính kèm, ưu tiên, bình luận và phân công.
• Bắt đầu, dừng hoặc khởi động lại triến trình nhiệm vụ.
• Phân loại, lọc dự án ở cả trình xem List và Kanban.
• Nhanh chóng thêm sự kiện theo lịch và bắt đầu cuộc thảo luận mới.
• Nhận và lọc thông báo.
• Chuyển đổi giữa bảng điều khiển, bảng nhiệm vụ, widget, lịch chỉ bằng một nhấp chuột.
• Thêm và truy cập dấu trang, phím tắt.

Thiết kế giao diện Freedcamp hết sức trực quan. Tính linh hoạt của nó giúp bạn quản lý chặt chẽ hầu hết mọi quy mô dự án. Bạn và thành viên trong đội có thể truy cập Freedcamp trên web, Android hoặc iOS.

Phiên bản miễn phí thực sự đã bao gồm mọi tính năng quản lý dự án của một nhóm nhỏ. Tuy nhiên, nếu bạn cần chứa kích thước tập tin lớn hơn, tích hợp dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc sao lưu dữ liệu, bạn có thể cân nhắc sử dụng gói mất phí.

Freedcamp cho Android Freedcamp cho iOS

6. Active Collab

Active Collab là công cụ quản lý dự án đơn giản nhưng mạnh mẽ – hoàn hảo cho doanh nghiệp nhỏ. Nó giúp bạn và đội duy trì tổ chức hợp lí khi phát triển, hợp tác qua email ngày càng nhiều. Không những thế, nó còn mang tới hàng loạt add-on hữu ích. Đây là giải pháp “một điểm dừng” cho tất cả dự án của bạn.

Bạn có thể ủy thác nhiệm vụ cho đội, xem tổng quan chi tiết về toàn bộ hoạt động của thành viên trong nhóm, theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ cá nhân và các hóa đơn liên quan tới đối tác chỉ trong vài giây.

Active Collab miễn phí dùng thử 30 ngày cho tất cả người dùng. Bạn có quyền truy cập toàn bộ tính năng và xem một quy trình làm dự án mượt mà có thể thêm giá trị cho doanh nghiệp nhỏ của bạn mỗi ngày như thế nào.

Tính năng chính của Active Collab:

• Quản lý công việc: Nắm bắt toàn bộ dự án, tạo lịch trình làm việc hoàn hảo tới từng chi tiết.
• Sắp xếp toàn bộ công việc – nhiệm vụ, liên lạc, thành viên trong đội, tập tin trong một app duy nhất.
• Cải thiện liên lạc với đối tác, mời họ tới ActiveCollab và chia sẻ công việc tại thời gian thực.

7. Asana

Với các nhiệm vụ, dự án, trao đổi và bảng điều khiển, Asana cho phép bạn điều chuyển công việc mượt mà từ đầu đến cuối. Bạn có thể xem nhanh tiến độ của dự án bất kỳ mà không cần lên lịch cuộc họp hoặc gửi email. Bạn có thể biến các cuộc thảo luận thành nhiệm vụ khả thi để thực hiện bước tiếp theo.

Asana giúp quá trình quản lý dự án online đơn giản hơn với một số người bởi nó không bao gồm quá nhiều tính năng như các giải pháp kể trên. Thế nhưng, nó vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao nếu bạn cần một công cụ quản lý nhiệm vụ đơn giản. Asana hỗ trợ họp nhóm tối đa 15 người.

TOP công cụ online trên chắc chắn sẽ giúp bạn quản lý thành công dự án. Nếu bạn biết thêm những chương trình tương tự khác, đừng ngại chia sẻ với chúng tôi nhé.