Quyết định 1237/QĐ-BHXH Quy chế quản lý hồ sơ công viên chức

Ngày 18/09/2012, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quyết định 1237/QĐ-BHXH về Quy chế quản lý hồ sơ công, viên chức thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Theo đó, Quyết định quy định cụ thể về nguyên tắc lập, quản lý và lưu giữ hồ sơ công chức, viên chức, lao động hợp đồng làm việc tại các đơn vị thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội, quy định thành phần hồ sơ, tài liệu; chế độ quản lý; trách nhiệm, thẩm quyền; chế độ thông tin báo cáo của đơn vị, cá nhân thuộc hệ thống BHXH Việt Nam trong công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức. Nội dung chi tiết, mời các bạn cùng tham khảo và tải Quyết định 1237/QĐ-BHXH tại đây.

QUYẾT ĐỊNH 1237/QĐ-BHXH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THUỘC HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Luật Cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 ngày 13 tháng 11 năm 2008; Luật Viên chức số 58/2010/QH12 ngày 15 tháng 11 năm 2010;

Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; Nghị định số 93/2010/NĐ-CP ngày 31 tháng 8 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi một số điều của Nghị định số 24/2010/NĐ-CP; Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;

Căn cứ Nghị định số 94/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Nghị định số 116/2011/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 94/2008/NĐ-CP;

Căn cứ Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;

Theo đề nghị của Trưởng Ban Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bãi bỏ mục X Quyết định số 4856/QĐ-BHXH ngày 21/10/2008, Công văn số 2645/BHXH-TCCB và Công văn số 2646/BHXH-TCCB ngày 19/7/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Điều 3. Trưởng Ban Tổ chức cán bộ, Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THUỘC HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1237/QĐ-BHXH ngày 18 tháng 9 năm 2012 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc lập, quản lý và lưu giữ hồ sơ công chức, viên chức, lao động hợp đồng làm việc tại các đơn vị thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam (gọi chung là công chức, viên chức); quy định thành phần hồ sơ, tài liệu; chế độ quản lý; trách nhiệm, thẩm quyền; chế độ thông tin báo cáo của đơn vị, cá nhân thuộc hệ thống BHXH Việt Nam trong công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Hồ sơ công chức, viên chức” là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, viên chức. Hồ sơ công chức, viên chức bao gồm hồ sơ lưu trên giấy và hồ sơ điện tử về công chức, viên chức.

2. “Hồ sơ gốc của công chức, viên chức” là hồ sơ do đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức lập và xác nhận lần đầu khi công chức, viên chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.

3. “Cơ sở dữ liệu công chức, viên chức” là dữ liệu điện tử về hồ sơ công chức, viên chức, được lưu trong máy tính nhằm phục vụ công tác nghiên cứu, xử lý, tìm kiếm, thống kê, tổng hợp báo cáo.

Điều 3. Nguyên tắc lập và quản lý hồ sơ công chức, viên chức và cơ sở dữ liệu công chức, viên chức của BHXH Việt Nam

1. Lập và quản lý hồ sơ, cơ sở dữ liệu của công chức, viên chức là trách nhiệm của đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp trong công tác quản lý hồ sơ.

2. Công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức được thực hiện thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức, viên chức từ khi được tuyển dụng vào làm việc đến khi chuyển ra khỏi các đơn vị trong hệ thống BHXH Việt Nam nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, theo dõi, đánh giá, tuyển chọn, xếp lương, nâng bậc lương, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách khác đối với công chức, viên chức.

3. Hồ sơ công chức, viên chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những công chức, viên chức được người đứng đầu tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của công chức, viên chức.

4. Công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức, viên chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức hoặc cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

5. Cơ sở dữ liệu công chức, viên chức được cập nhật đúng, đủ thông tin về hồ sơ công chức, viên chức; được lưu giữ đảm bảo an toàn phục vụ công tác nghiên cứu, khai thác thuận tiện, hiệu quả. Cơ sở dữ liệu công chức, viên chức của BHXH Việt Nam được quản lý theo chế độ “Mật”.

Điều 4. Phân cấp quản lý hồ sơ công chức, viên chức

1. Ban Tổ chức cán bộ BHXH Việt Nam có trách nhiệm giúp Tổng Giám đốc quản lý hồ sơ công chức, viên chức sau:

a) Giám đốc, Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh;

b) Trưởng ban, Phó Trưởng ban và tương đương;

c) Viện trưởng, Phó Viện trưởng; Giám đốc Trung tâm, Phó Giám đốc trung tâm; Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng; Tổng biên tập, Phó Tổng biên tập;

d) Trưởng đại diện, Phó Trưởng đại diện; Giám đốc, Phó Giám đốc Ban quản lý dự án;

đ) Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, viên chức của các tổ chức giúp việc Tổng Giám đốc;

e) Viên chức của Đại diện BHXH Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh và của các Ban Quản lý dự án;

g) Lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ của các tổ chức giúp việc Tổng Giám đốc, Đại diện BHXH Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh và các Ban Quản lý dự án.

2. Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Hành chính-Trị sự hoặc Phòng Hành chính Tổng hợp của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam (gọi chung là Phòng Tổ chức cán bộ) có trách nhiệm giúp Thủ trưởng đơn vị quản lý hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị, bao gồm:

a) Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, Trưởng khoa, Phó trưởng khoa và tương đương; viên chức của đơn vị;

b) Lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP.

3. Phòng Tổ chức-Hành chính hoặc Phòng Tổ chức cán bộ (gọi chung là Phòng Tổ chức cán bộ) Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) có trách nhiệm giúp Giám đốc BHXH tỉnh quản lý hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị, bao gồm:

a) Trưởng phòng, Phó trưởng phòng nghiệp vụ thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh;

b) Giám đốc, Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH huyện);

c) Viên chức các phòng nghiệp vụ trực thuộc BHXH tỉnh và viên chức BHXH huyện;

d) Lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP.

4. Giao Ban Tổ chức cán bộ BHXH Việt Nam, Phòng Tổ chức cán bộ của BHXH tỉnh và Phòng Tổ chức cán bộ của các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam (gọi chung là đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức) là đầu mối tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng các đơn vị trong việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức và các công việc liên quan đến hồ sơ công chức, viên chức.

Chương 2.

THÀNH PHẦN, NỘI DUNG HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 5. Thành phần hồ sơ công chức, viên chức

Thành phần hồ sơ công chức, viên chức bao gồm các tài liệu sau:

1. Quyển “Lý lịch công chức, viên chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức, viên chức. Quyển lý lịch do công chức, viên chức tự kê khai và được cơ quan thẩm tra, xác nhận.

2. Bản “Sơ yếu lý lịch công chức, viên chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, viên chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, viên chức. Sơ yếu lý lịch do công chức, viên chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ Quyển lý lịch công chức, viên chức quy định tại Khoản 1 điều này và các tài liệu bổ sung khác của công chức, viên chức được cơ quan xác nhận.

3. Bản “Bổ sung lý lịch công chức, viên chức” là tài liệu do công chức, viên chức khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan. Bản bổ sung lý lịch phải được cơ quan thẩm tra, xác nhận.

4. Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu do đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của công chức, viên chức quy định tại Khoản 1 điều này để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.

5. Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của công chức, viên chức; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức, viên chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ…. do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam (được công chứng) theo quy định của pháp luật.

6. Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, đi công tác nước ngoài, đi đào tạo… của công chức, viên chức.

7. Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức, viên chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan.

8. Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đối với công chức, viên chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác…).

9. Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.

10. Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức, viên chức và gia đình công chức, viên chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh; đơn thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.

11. Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan hệ xã hội của công chức, viên chức.

12. Đối với công chức, viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức, viên chức đó.

Điều 6. Tài liệu, mẫu biểu theo dõi, quản lý hồ sơ công chức, viên chức

Tài liệu, mẫu biểu theo dõi, quản lý hồ sơ công chức, viên chức bao gồm:

1. Sổ đăng ký hồ sơ công chức, viên chức là sổ ghi các tiêu chí cơ bản theo hồ sơ gốc của công chức, viên chức phục vụ công tác quản lý.

2. Sổ giao, nhận hồ sơ công chức, viên chức là sổ theo dõi hồ sơ công chức, viên chức do cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp quản lý hồ sơ công chức, viên chức chuyển giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị khác tiếp tục quản lý.

3. Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ công chức, viên chức là sổ theo dõi người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức, viên chức.

4. Phiếu chuyển hồ sơ công chức, viên chức là phiếu liệt kê đầy đủ thành phần, số lượng các tài liệu trong hồ sơ công chức, viên chức khi chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý.

5. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ công chức, viên chức là phiếu dùng cho người đến nghiên cứu hồ sơ công chức, viên chức. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ công chức, viên chức nào, thì được lưu trong thành phần hồ sơ của công chức, viên chức đó.

6. Mục lục tài liệu là bảng ghi danh mục các thành phần tài liệu có trong hồ sơ công chức, viên chức. Mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức.

7. Niêm phong hồ sơ là tem dán ngoài bì hồ sơ công chức, viên chức dùng để bảo mật hồ sơ công chức, viên chức trong quá trình vận chuyển.

8. Bì hồ sơ là túi chứa tất cả các tài liệu trong hồ sơ của một công chức, viên chức.

9. Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ, quy trình sử dụng, khai thác hồ sơ; tra cứu, giải thích nội dung các tiêu chí dùng trong hồ sơ công chức, viên chức.

10. Cơ sở dữ liệu bao gồm các tệp dữ liệu, file điện tử về hồ sơ công chức, viên chức.

Các loại tài liệu, mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức, viên chức từ khoản 1 đến khoản 9 ban hành kèm theo Quy chế này thống nhất theo các loại mẫu biểu do Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/06/2007 và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Chương 3.

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 7. Lập hồ sơ công chức, viên chức

1. Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng chính thức vào ngạch viên chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức, viên chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại các Khoản 1, 2, 4, 5 và 6 Điều 5 của Quy chế này.

Đối với lao động hợp đồng, việc lập hồ sơ được thực hiện từ khi ký kết hợp đồng làm việc.

2. Đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do công chức, viên chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận để đưa vào quản lý theo quy định của Quy chế này.

Điều 8. Bổ sung hồ sơ công chức, viên chức

1. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu quản lý; công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai những thông tin có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội phát sinh trong năm nộp về đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức để bổ sung vào hồ sơ công chức, viên chức theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 của Quy chế này.

2. Khi công chức, viên chức có thay đổi về đơn vị công tác, đảng, chính quyền, đoàn thể, chức danh nghề… đơn vị quản lý công chức, viên chức có trách nhiệm ghi và xác nhận vào quyển lý lịch công chức, viên chức theo Khoản 1, Điều 5 của Quy chế này.

3. Đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập những tài liệu có liên quan đến công chức, viên chức theo thẩm quyền quản lý để bổ sung vào hồ sơ và cơ sở dữ liệu của công chức, viên chức. Các tài liệu thu thập được phải bảo đảm tính trung thực như ghi rõ họ và tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích sao, nguồn gốc trích sao, ngày trích sao… và phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức xác nhận.

4. Trường hợp hồ sơ công chức, viên chức bị hư hỏng, thất lạc, thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được Tổng Giám đốc (đối với hồ sơ đối tượng do BHXH Việt Nam quản lý) và Giám đốc BHXH tỉnh, Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam (đối với hồ sơ viên chức do Bảo hiểm xã hội tỉnh, các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam) quyết định.

5. Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ công chức, viên chức phải được Tổng Giám đốc (đối với hồ sơ công chức, viên chức do BHXH Việt Nam quản lý) và Giám đốc BHXH tỉnh, Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam (đối với hồ sơ viên chức do Bảo hiểm xã hội tỉnh, các đơn vị sự nghiệp thuộc BHXH Việt Nam) theo phân cấp quản lý quyết định sau khi đã có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của công chức, viên chức không thống nhất giữa các tài liệu, thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi công chức, viên chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước để xác định.

…………

Tải file tài liệu để xem thêm nội dung chi tiết